Zarządzanie wizualne w ochronie zdrowia

Zarządzanie wizualne to jedno z wielu narzędzi lean management mające zastosowanie w wielu branżach i dziedzinach życia.

Opiera się na prostych i czytelnych znakach np. graficznych na terenie szpitala, w celu uporządkowania przestrzeni, monitorowania pracy, maszyn i wykorzystywanych narzędzi. Umożliwia wykrycie odchyleń. Efektem jest lepsza ocena stanu faktycznego, szybsza reakcja na problemy pojawiające się w procesie oraz łatwiejsza komunikacja. Zarządzanie wizualne zwiększa bezpieczeństwo pacjentów i pracowników, jest elementem samokontroli. Stosowane narzędzia są jasne i zrozumiałe dla wszystkich użytkowników. Pozwala na standaryzację i ciągłość działania. Elementem zarządzania wizualnego mogą być znaki poziome – na podłodze – określające rozmieszczenie maszyn i urządzeń, wózków inwalidzkich, łóżek szpitalnych. Mogą to być również sygnały świetlne.

Wykorzystując zarządzanie wizualne w jednostce medycznej zapewniamy zachowanie standardów pracy, ponieważ można w szybki sposób porównać obecny stan z pożądanym i ocenić czy jest on wzorowy, czy występują pewne odchylenia.

Ważnym elementem przy wdrażaniu tego narzędzia jest świadomość i zaangażowanie pracowników na rzecz poprawy bezpieczeństwa, standaryzacji i podniesienia poziomu jakości pracy i świadczonych usług. Warto proces wdrażania wprowadzić w podziale na poszczególne komórki organizacyjne. Można zacząć od zarządzania wizualnego w magazynach materiałów opatrunkowych i leków, można od poziomu personelu sprzątającego i pomieszczeń gospodarczych, z których korzystają, można od sali zabiegowej. Warto wdrażać i uświadamiać poszczególne grupy pracowników, które z czasem będą się uczyć od siebie.

Przykłady zastosowania narzędzi zarządzania wizualnego w placówce medycznej

• zobrazowanie czynności występujących w procesie
• określenie stałych miejsc odkładczych np. łóżek szpitalnych, wózków inwalidzkich, USG
• wyznaczenie granic na sprzęty i urządzenia
• przekazanie prostych komunikatów pacjentowi, personelowi (światło wskazujące na możliwość wejścia do gabinetu)
• określenie dróg komunikacyjnych i zakaźnych, które nie mogą się ze sobą krzyżować
• uporządkowanie miejsca pracy, określenie miejsca składowania sprzętu-narzędzie 5S
• stosowanie znaków informacyjnych
• uporządkowanie dokumentacji
• rozróżnienie stanowisk pracowników na podstawie kolorystyki uniformu
• zwiększenie poziomu jakości pracy i świadczonych usług
• zwiększenie bezpieczeństwa pracowników i pacjentów

VM bezpośrednio i pośrednio usprawnia procesy, które mają wpływ na zdrowie i życie pacjenta a także bezpieczną pracę personelu.

Zarządzanie wizualne w praktyce

Czy w dobie korzystania z infografik, plakatów i komunikatów przedstawionych w formie obrazkowej organizacje są w stanie odpowiednio zarządzać ryzykami, jakie występują w procesach, nie tylko klinicznych lecz również wspomagających?

Jest to możliwe w każdej jednostce medycznej. Tak jak przemysł produkcyjny dąży do zminimalizowania błędów i przestojów tak branża medyczna dąży do zmniejszenia występowania zdarzeń niepożądanych. Niejednokrotnie incydenty medyczne, zdarzenia niepożądane powstają przez niewiedzę, brak kwalifikacji lub nieprzestrzeganie procedur. Istotnym elementem jest dokumentowanie incydentów, ich analiza i szukanie źródła problemu. Pomocna może się okazać elektroniczna platforma usług publicznych w zakresie ochrony zdrowia, która umożliwia organom administracji publicznej i obywatelom gromadzić, analizować i udostępniać zasoby o zdarzeniach medycznych. Celem platformy jest wymiana informacji, lepsze zarządzanie kryzysowe i statystyki a także podnoszenie poziomu jakości świadczonych usług. Projekt ten nazwano Systemem P1 [Kaczorowska-Kossowska 2013].

Część komunikatów może być uproszczona i przedstawiona w formie zwizualizowanej. Zarządzanie wizualne to nie przedstawienie informacji w formie graficznej dla samej prezentacji. Celem zarządzania wizualnego jest sterowanie procesem i wspomaganie w zarządzaniu ryzykami. Nie zawsze przykłady graficzne będą kwalifikowały się jako przykład zarządzania wizualnego.

Celem stosowania zarządzania wizualnego jest umożliwienie wskazania odchyleń, jakie występują w procesie a następnie szybkiej reakcji na ich zminimalizowanie lub zniwelowanie. Kolejnym celem jest przedstawienie aktualnej sytuacji procesu, może to być harmonogram pracy, plan higieny na konkretny oddział szpitalny czy matryca kompetencji wskazująca osoby, które mogą pod nieobecność specjalistów ich zastąpić.

Formy zarządzania wizualnego, które można spotkać w jednostkach medycznych

• tablice z terminami przyjęć
• znaki kierujące
• znaki, np. „uwaga, mokra podłoga”
• światła- ANDONY- nad drzwiami gabinetów informujące pacjenta o możliwości wejścia do gabinetu
• instrukcje mycia rąk w postaci grafik lub zdjęć
• procedury w postaci flowchartów
• grafiki określające zasady bezpieczeństwa i ergonomii, np. zakaz palenia, znak ciszy, zakaz używania telefonów komórkowych w rejestracji szpitala

Działanie w oparciu o normy jakości również pozwala na wykrycie błędów i nieprawidłowości, które należy usunąć, a dzięki którym pracownicy i kadra kierownicza mogą się wiele nauczyć. Wykrycie niezgodności i spostrzeżeń pozwolą na przeprowadzenie szkoleń i podnoszenie kwalifikacji pracowników. Niezgodności mogą dotyczyć dokumentacji medycznej, ochrony danych osobowych oraz niewiedzy pracowników dotyczącej procedur. Szansą jest zwiększenie poziomu świadomości personelu w aspekcie znaczenia jakości w usługach medycznych. Prowadzenie audytów wewnętrznych, raportowanie zwiększa bezpieczeństwo pacjentów i pracowników. Praca staje się ustandaryzowana, dzięki elementom zarządzania wizualnego takim jak mapy procesów, zarówno pacjent jak i pracownik potrafią określić kolejne czynności. Praca w branży medycznej jest zmienna, zmieniają się pacjenci, ich stany, dolegliwości, zmieniają się przepisy prawa, zakresy refundowanych świadczeń. Stosowanie procedur, standardów, zasad jakości nie byłoby łatwe bez skutecznej komunikacji. Korzystanie z intranetu, tablic informacyjnych, strony internetowej poprawia proces komunikacji, zwiększa wiedzę i świadomość pracowników. Regularna publikacja materiałów edukacyjnych świadczy o zaangażowaniu się nie tylko w proces leczenia pacjenta gdy ten przebywa w placówce, lecz również w nauczanie i podnoszenie świadomości o zdrowym trybie życia i chorobach cywilizacyjnych lokalnej społeczności.

W celu sterowania procesem dzięki wizualizacji, ważne jest aktualizowanie danych z określoną częstotliwością. Dzięki temu każdy uczestnik procesu będzie znał jego status i kolejne cele. Jest to również funkcja motywacyjna, ponieważ zachęca pracowników do postępowania według wskazanych grafik, dostrzegania sytuacji, w których proces zawiera błędy.

Grafiki dotyczące zarządzania wizualnego w jednostce medycznej