Analiza FMEA w szpitalu

On grudzień 21, 2017, Posted by , In Lean Healthcare w Polsce, With Możliwość komentowania Analiza FMEA w szpitalu została wyłączona

Każdego dnia podczas pracy w szpitalu, gabinecie lekarskim, laboratorium dochodzi do sytuacji, które mogą spowodować błędy i generować koszty. Czasami są to niezbędne czynności związane z realizacją usługi medycznej, czasami są to czynności, których można by uniknąć. Mogą one być związane z pomyłkami i błędami, które nie wykryte na wczesnym etapie powstania mogą przynieść ogromne straty dla funkcjonującej organizacji. Nie tylko straty finansowe, lecz również wizerunkowe. Analizując koszty funkcjonowania placówek medycznych można je rozdzielić na koszty stałe i zmienne.

Koszty stałe zazwyczaj pozostają na porównywalnym poziomie, natomiast koszty zmienne zależą nie tylko od liczby pacjentów, którzy każdego roku korzystają z usług szpitala, lecz również od ilości i złożoności procesów, czyli usług, jakie oferuje jednostka medyczna.

Każdy oddział szpitalny, przychodnia, laboratorium składa się z procesów głównych i pomocniczych. Każdy proces składa się z czynności, w których występują potencjalne ryzyka.

Każde ryzyko to potencjalny koszt dla przedsiębiorstwa i dodatkowa praca.

Zarządzanie ryzykiem

Analiza ryzyka FMEA to dziś nie tylko dodatkowy sposób na rozwiązywanie problemów, lecz również sposób spełnienia nowych wymagań normy Systemu Zarządzania Jakością według ISO 9001:2015 oraz część zarządzania zgodnie z lean healthcare. Zarządzanie ryzykiem to zbiór działań, które mają na celu kontrolować ryzyko.

Ryzykiem klinicznym nazwiemy taką kombinację prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia i jego konsekwencji, która będzie miała negatywny wpływ na wynik leczenia pacjenta. Jest wiele metod zarządzania ryzykiem i to jaką wybierzemy zależy nie tylko od decyzji najwyższego kierownictwa, lecz od:

  • Ilości procesów występujących w organizacji
  • Złożoności procesów i poziomu dojrzałości
  • Świadomości pracowników na temat procesów
  • Dostępności zasobów tj.: czasu pracy personelu medycznego i niemedycznego, dostępnej salki konferencyjnej,
  • Znajomości przez pracowników narzędzi do analizy ryzyka

Najczęściej wykorzystywane metody szacowania ryzyka

  1. Metoda FMEA- failure mode and effects analysis- analiza przyczyn i skutków potencjalnych wad. Analiza FMEA dzieli się na:
  • SFMEA- FMEA dla systemu zarządzania
  • PFMEA- FMEA dla procesu klinicznego
  • DFMEA- FMEA dla designu, konstrukcji sprzętu medycznego
  • MFMEA- FMEA dla maszyny, sprzętu medycznego
  1. Analiza SAC
  2. Zarządzanie strategiczne

Cele zastosowania narzędzia FMEA w jednostce medycznej

  • identyfikacja przyczyn wystąpienia wad
  • udokumentowanie procesu
  • trwałe eliminowanie błędów w procesie oraz miejsc/ czynności krytycznych które mogą być „słabym ogniwem”
  • ciągłe doskonalenie procesu dzięki wprowadzaniu poprawek, nowych rozwiązań w zależności od poziomu ryzyka
  • stworzenie bazy wiedzy na temat najważniejszych procesów w organizacji i działań z nimi związanych takich jak działania zapobiegawcze, korygujące, doskonalące

Oszacowanie ryzyka – etapy szczegółowej analizy

  1. Zebrać obowiązujące procedury i instrukcje w procesie.
    • Mogą to być procedury np. hospitalizacji w oddziale.
  2. Zebrać uczestników procesu-utworzyć zespół do analizy ryzyk.
    • Zespół powinien być multidyscylinarny, składać się z kilku różnych specjalistów związanych z procesem jak i osób, które bezpośrednio w procesie nie działają. Zespół powinien składać się od 3 do 5 osób, mogą to być lekarz, pielęgniarka, technik, salowa, rejestratorka. Powinien być wybrany lider analizy, który będzie dokumentował szacowanie ryzyka oraz organizował spotkania.
  3. Stworzyć flowchart- graficzny diagram przedstawiający przebieg procesu od momentu zgłoszenia zapotrzebowania na usługę do momentu wyjścia pacjenta z placówki medycznej.
    • Jeżeli nie funkcjonują takie flowcharty, można je stworzyć z zespołem, określając miejsca decyzyjne, osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności oraz niezbędną dokumentację medyczną potrzebną do realizacji usługi. Diagram będzie podstawą do analizy poszczególnych czynności. Im bardziej będzie rozbudowany, tym analiza potrwa dłużej, natomiast będzie bardziej szczegółowa a opracowany później plan bardziej prawdopodobny.
  4. Zebrać rejestr niezgodności, zdarzeń niepożądanych, incydentów medycznych i inne jeżeli istnieją.
  5. Zebrać rejestr uwag pacjentów i innych zainteresowanych stron.
  6. Zebrać wyniki ankiet satysfakcji pacjentów, pracowników oraz innych zainteresowanych stron.
  7. Każdą czynność przeanalizować pod kątem potencjalnych błędów jakie mogą wystąpić podczas jej realizacji. Najlepiej przeprowadzić burzę mózgów, poszukując potencjalnych błędów oraz zebrać dane historyczne z rejestrów.

Analiza FMEA różni się tym od innych, że jest bardzo szczegółowa i pracochłonna. To od zespołu zależy jak proces zostanie przeanalizowany i czy wszystkie informacje zostaną wzięte pod uwagę. Analiza powinna być obiektywna i prawdziwa. W analizie określane są 3 czynniki, na podstawie których wyliczany jest iloczyn, który świadczy o poziomie ryzyka. Są to:

  • Znaczenie błędu dla pacjenta
  • Częstotliwość wystąpienia wady
  • Sposób wykrycia wady

Skala oceny wynosi od 1 do 10, przy czym 1 oznacza najmniejsze negatywne oddziaływanie natomiast 10 oznacza najwyższe negatywne oddziaływanie. Skala jest uniwersalna i jest wykorzystywana na całym świecie, przez różne branże.

  1. Następnie należy określić znaczenie wady dla pacjenta/ klienta.
  2. Kolejnym krokiem jest określenie przyczyny powstania błędu- potencjalnego ryzyka. Dla każdego potencjalnego błędu przyczyn może być wiele. Chcąc je zebrać i uporządkować tematycznie można skorzystać z dedykowanych narzędzi.

Dopiero po zebraniu informacji na temat procesu, znajomości sekwencji poszczególnych czynności i miejsc krytycznych w procesie, które są szczególnie ważne i wpływają na wynik procesu można podjąć się analizy potencjalnych ryzyk. Potencjalne przyczyny powstania błędów, można zebrać wykorzystując takie narzędzia jak:

  • 5WHY- 5xdlaczego
  • diagram ISHIKAWY- rybiej ości
  • burza mózgów (1×1, 6x3x5, 6×6 Philipsa)
  1. Znając potencjalne przyczyny powstania błędów należy ocenić częstotliwość występowania. Należy zadać pytanie uczestnikom jak często błąd może wystąpić lub wystąpił w przeszłości. Czy jest to raz na dzień, na tydzień, na rok? Może jednostka medyczna posiada statystyki na temat powtarzających się zdarzeń niepożądanych lub innych błędów?
  2. Następnie trzeba określić sposób wykrycia wady. W jakim stopniu uczestnicy procesu są w stanie zauważyć błąd podczas codziennej pracy. Jeżeli natychmiast, za pomocą czujników i sygnałów świetlnych i dźwiękowych to super. Jeżeli nie ma możliwości wykrycia wady, również trzeba to ująć w analizie. Do sposobów nadzorowania procesu i wykrywania błędów zaliczają się takie rozwiązania jak poka-yoke, jidoka, system Andon, zarządzanie wizualne. Więcej znajdziecie w Technikach lean.
  3. Kolejnym krokiem jest ocena wykrywalności błędów.
  4. Mając określone 3 czynniki ryzyka można wyliczyć liczbę priorytetową ryzyka RPN (Risk Priority Number). Zakres oceny wynosi od 1 do 1000. Im wyższa liczba tym prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka jest wyższe.

To wynik RPN wskazuje, dla których ryzyk powinny zostać podjęte działania doskonalące-zapobiegawcze, a które mogą być zaakceptowane bez podejmowania większych działań. Uniwersalna skala mówi o tym, że dla ryzyk powyżej 100 pkt zawsze powinny zostać podjęte działania. Takie ryzyko określane jest jako krytyczne i prawdopodobnie jest zagrożeniem dla uczestników procesu, wskazanych błędów można się spodziewać w najbliższym czasie. Ryzyko w zakresie 60-100 jest wysokie i podjęcie działań zależy od organizacji i decyzji nie tylko zespołu, lecz również kierownictwa. Możliwe jest wdrożenie działań, lecz nie obowiązkowe. Dla ryzyk poniżej 60 pkt nie trzeba podejmować działań, gdyż zazwyczaj jest to akceptowalny poziom ryzyka. Więcej o zarządzaniu ryzykiem znajdziecie w kolejnym artykule.

  1. Oszacowanie ryzyka i wynik RPN nie jest ostatnim etapem w analizie.

Wynik wskazuje, dla których czynności powinny zostać podjęte działania. Należy pamiętać, że nie można zmniejszyć znaczenia błędu dla pacjenta, możemy wdrożyć działania obniżające poziom wystąpienia błędu lub jego wykrycie. Wszystko zależy od możliwości organizacji, naszych zasobów, dojrzałości procesu oraz zaangażowania współpracowników.

  1. Po zdefiniowaniu działań zapobiegawczych musimy określić plan działań, w jaki sposób obniżymy częstotliwość występowania błędów oraz sposób ich wykrycia. Plan działań składa się z zadania, osoby odpowiedzialnej, terminu wykonania.
  2. Po realizacji działania należy ponownie oszacować występowanie błędu i sposób wykrycia. Nowy wynik RPN powinien być niższy niż pierwotny. Będzie to świadczyło o skutecznych działaniach i dobrym zarządzaniu ryzykiem w procesach klinicznych.

W jaki sposób utrzymać wdrożone zmiany i obniżać poziom potencjalnych ryzyk?

Pomoże nam w tym PLAN DZIAŁAŃ- PCP-PROCESS CONTROL PLAN, który jest tworzony na podstawie analizy FMEA. Plan pozwala na ciągłe kontrolowanie procesu i wykonywanie ewentualnych działań pokontrolnych. Pamiętajmy, że każda zmiana w procesie niesie ze sobą nowe, potencjalne ryzyka, które mogą zmienić plan działań. Za każdy razem, gdy zmieni się kolejność działań w procesie, dojdzie nowy sprzęt medyczny, zmienimy miejsce realizacji świadczeń zdrowotnych powinniśmy przejrzeć analizę FMEA i ją zaktualizować.

analiza FMEA

Należy pamiętać, że nie mając wielu szczegółowych danych na temat ryzyka nie można ocenić lecz tylko oszacować jego poziom. Szacowanie wiążę się z opinią zespołu multidyscyplinarnego, który na podstawie własnych doświadczeń jest w stanie określić potencjalne ryzyko.

Zalety metody FMEA

  • Szczegółowe poznanie procesów klinicznych
  • Wzrost świadomości pracowników, w szczególności personelu medycznego na temat przyczyn powstawania błędów
  • Zwiększenie efektywności procesowej PCE jako element lean healthcare
  • Poprawa bezpieczeństwa pacjenta
  • Zwiększenie satysfakcji klienta
  • Poprawa komunikacji w szpitalu dzięki pracy zespołowej
  • Obniżenie kosztów działalności organizacji

Wady metody FMEA

  • Konieczność znajomości rozbudowanego narzędzia
  • Procedura jest czasochłonna

Doświadczenie praktyczne mówi, że dobrze wykonana analiza FMEA pozwala na realizację procesów bez żadnych błędów czy pomyłek. Tak pozytywny wynik jest osiągnięty dzięki konsekwencji działania oraz przestrzeganiu procedur. System tworzą wszyscy, zarówno pracownicy jak i klienci. Jeżeli chcesz poddać analizie procesy w swojej organizacji skontaktuj się z nami!