Lean healthcare w ochronie zdrowia – pierwszy projekt w Polsce

Jak zarządzać procesami w szpitalu i innych placówkach medycznych? Zadanie nie jest łatwe, zwłaszcza że istnieje tak wiele zmiennych wpływających na realizację usługi medycznej. Lean healthcare to optymalizacja procesów klinicznych. Mimo, że usługa jest niematerialna, nie można jej jednoznacznie porównać i obiektywnie ocenić. Najtrudniejszym aspektem jest jej nietrwałość, która inspiruje i skłania do poszukiwania coraz to nowszych rozwiązań, narzędzi i zmian, które utrzymają świadczenie na tym samym lub lepszym poziomie jakości. Nie łatwo jest opisać proces, a później realizować go zgodnie z ustaloną praktyką. Każdy dąży do ustanowienia standardu, czyli najlepszej, aktualnie dostępnej techniki, sposobu wykonywania czynności, który będzie przestrzegany przez personel medyczny. Istnieją sytuacje i zdarzenia, w których uniwersalne rozwiązanie nie służy klientowi czyli pacjentowi. Każdy lekarz, każda pielęgniarka lub inny personel medyczny posiadają wiedzę i unikalne doświadczenie, na podstawie których nie łatwo stworzyć jeden schemat postępowania. Łatwo jest ustalić zasady „na papierze” lecz w rzeczywistości pojawią się odchylenia i wyjątki. Lean healthcare dąży nie tylko do efektywnego i wyszczuplonego realizowania usług, również zawiera zestaw przydatnych narzędzi i technik, dzięki którym jesteśmy w stanie zunifikować w miarę możliwości proces kliniczny. Celem i nadrzędnym priorytetem jest zawsze bezpieczeństwo pacjenta i personelu medycznego.

Cel wdrożenia lean healthcare

Filozofia lean healthcare zawiera zestaw narzędzi i metod, które służą poprawie przepływu pacjenta w procesie klinicznym, usuwaniu barier i luk, które generują opóźnienia i pomyłki. (czyli straty – marnotrawstwo). Koszyk narzędzi stale się powiększa czerpiąc po części z lean manufacturing. Chcąc poprawić proces kliniczny powinniśmy poznać cel dla jakiego jest on realizowany, a następnie problemy i przeszkody, które pracownicy napotykają podczas codziennej pracy. Każdy oddział, klinika, poradnia czy pracownia to inny świat, inna organizacja infrastruktury, wykorzystania materiałów jednorazowych i wielorazowych narzędzi, sprzętu medycznego i leków. Implementując rozwiązania oparte na filozofii lean healthcare należy brać pod uwagę specyfikę komórki organizacyjnej. Nie zawsze rozwiązanie poparte pozytywnymi wynikami w jednym oddziale, sprawdzi się w innej klinice.

Pierwsze w Polsce praktyczne wdrożenie

Sukces z wdrożenia lean hospitals warunkowany jest nie tylko miejscem realizacji procesu, lecz przede wszystkim ludźmi tam pracującymi. Lekarze specjaliści, pielęgniarki, opiekunki medyczne, technicy i inni powinni nie tylko wykonywać swoje zadania i obowiązki zgodnie z obowiązującymi praktykami, najlepszą dostępną aktualną wiedzą i wewnętrznymi procedurami, jest to również umiejętność komunikacji. Umiejętności miękkie wśród personelu medycznego są ważnym aspektem współpracy na zasadzie partnerstwa na linii personel-pacjent, personel-personel.  Nie sposób nabyć takich umiejętności na szkoleniu, liczy się tutaj praktyka zawodowa i pozytywne podejście do pacjenta. Narzędzia lean healthcare mają za zadanie ułatwić tą komunikację, uzupełnić luki i poprawić dostępność informacji. Przykładami rozwiązań, jakie można zastosować w tym celu może być metodologia 5S uporządkowane miejsce pracy, visual board, zarządzanie wizualne. Narzędzia te również sprawdzają się w miejscach najbardziej krytycznych, czyli takich, w których wystąpienie błędu może skutkować śmiercią lub poważnymi powikłaniami zdrowotnymi pacjenta, np. zintegrowany blok operacyjny. Odpowiednia organizacja infrastruktury poprawi przepływ pacjenta, materiałów i sprzętu podczas realizacji procesu. W tym celu należy zmapować proces (wykorzystać VSM- value stream mapping, mapowanie strumienia wartości), zidentyfikować każdy krok w procesie, określić liczbę osób wykonujących zadania, wskazać przerwy czasowe w przebiegu czynności i zmierzyć czas realizacji każdego kroku. Wynikiem tego jest aktualna mapa procesu, na podstawie której możemy wykonać mapę stanu przyszłego-pożądanego (future state map). Chcąc skrócić pokonywane przez personel odległości, zmniejszyć zmęczenie personelu i zwiększyć jego dostępność dla pacjenta można wykorzystać kolejne narzędzie lean hospitals jakim jest diagram spaghetti. Wyniki wskażą ścieżkę, zgodnie z którą personel poruszał się podczas całej zmiany, a na podstawie której będzie można wdrożyć usprawnienia. Sami pracownicy poprzez system wniosków i sugestii, kolejne narzędzie lean healthcare – Kaizen będą mogli zgłosić swoje uwagi i inspiracje dotyczące ulepszenia procesu. Pierwszym na skalę ogólnopolską projektem wdrożenia lean healthcare w szpitalu (Szczecinek) był projekt dotyczący wdrożenia zarządzania wizualnego, optymalizacji procesów medycznych i klinicznych oraz usprawniający komunikację personelu medycznego. Projekt został doceniony przez światowych ekspertów lean management i zdobył 2 miejsce w konkursie na najlepsze wdrożenie lean management w sektorze usługowym organizowanym przez Lean Enterprise Institute na Polskę.

Korzyści lean healthcare

Podsumowując lean healthcare w ochronie zdrowia to innowacyjne rozwiązanie na skalę światową, a jego efekty są wymierne i zaskakujące. Przykładowo po wdrożeniu odpowiednich narzędzi i metod lean hospitals w szpitalu uzyskano:

• ponad 60 000 zł oszczędności z funkcjonowania procesów
• 90% zmniejszenie liczby wypadków
• 30% zmniejszenie zapasów materiałów medycznych, leków i sprzętu
• 20% zwiększenie poziomu satysfakcji pacjenta i poprawę komunikacji.

Każda jednostka składa się z procesów, które można doskonalić i usprawniać. Mimo, że lean healthcare to specyficzne wykorzystanie uniwersalnych narzędzi i rozwiązań, warto zastosować podejście procesowe i badać przepływ pacjenta w procesie, dla którego tworzona jest wartość dodana.