Metoda 5S

On lipiec 10, 2015, Posted by , With Możliwość komentowania Metoda 5S została wyłączona

Ład i porządek w miejscu pracy

Może tytuł nie zachęca do zapoznania się z metodą 5S, jednakże to jej zawdzięczamy łatwiejszą i bezpieczniejszą pracę na co dzień. W szpitalu każdego dnia dzieje się dużo, każdy chce wykonać swoją pracę jak najlepiej. Im więcej pacjentów tym trudniejsza organizacja stanowiska pracy. Gdy spojrzymy na cały proces realizacji usługi medycznej z poziomu wykorzystywanych zasobów zauważymy, że nie jest łatwo wszystko uporządkować, poustawiać, zaprojektować w taki sposób by ergonomia stanowisk pracy, ustawienie sprzętu medycznego i odległość do zasobów znajdujących się w magazynach były zawsze optymalne.  Im większy ład i porządek utrzymamy w miejscu pracy tym łatwiej będzie nam zauważyć miejsca, w których jest problem, w których wystąpił błąd. Metoda 5S wywodzi się z Japonii i jest narzędziem ciągłego doskonalenia. Wykorzystywana w wielu branżach, w tym w ochronie zdrowia.

Od czego zacząć?
Nazwa metody wskazuje ilość etapów, które należy przejść by metoda była skuteczna. Każdy etap ma znaczenie.

1S- SEIRI

Selekcja – polega na selekcji przedmiotów, które są nam potrzebne do wykonania czynności, prawidłowego przebiegu procesu. Należy usunąć ze stanowiska wszystkie zbędne rzeczy. Określamy częstotliwość używania danego sprzętu, narzędzia, przedmiotu. Jeżeli sprzęt jest używany bardzo rzadko należy rozważyć przeniesienie go do magazynu, w celu uwolnienia dodatkowej przestrzeni w miejscu pracy.

2S-SEITON

Kolejnym etapem jest 2S-SEITON – Systematyka – określamy gdzie będziemy przechowywać przedmioty i sprzęty. Określone miejsca należy opisać, dodać zdjęcia, ponieważ wizualizacja bardzo ułatwia pracę.  Bierzemy pod uwagę wygodę i częstotliwość użycia- im dana rzecz jest częściej używana tym powinna znajdować się bliżej nas. Dzięki temu każdy przedmiot ma swoje STAŁE miejsce, nie tracimy dodatkowego czasu na szukanie, a co najważniejsze, można w łatwy sposób zauważyć gdy czegoś brakuje, stan nie zgadza się i szybko zareagować. Jest to również oznaczenie dróg, drzwi, miejsca na sprzęt medyczny. Szczególne znaczenie ma to w przygotowaniu zestawu reanimacyjnego, który składa się z określonych leków i materiałów (w określonej dawce i ilości). Jeżeli elementy zestawu leżą luzem w szufladzie, trudno stwierdzić czy czegoś brakuje, natomiast po zastosowaniu przekładek lub tablicy cieni wszystko jest przejrzyste i łatwe do zidentyfikowania( tablica cieni to odwzorowanie kształtów elementów np. na gąbce lub ścianie, jeżeli przedmiot zostanie zabrany z miejsca, jest to widoczne).

Tablica cieni to dobre rozwiązanie do zarządzania narzędziami na stanowisku pracy. Pozwala niezwłocznie określić stan narzędzi i ich liczbę. Tablica może służyć nie tylko do trzymania na niej akcesoriów do sprzątania lecz również:

  • leków i strzykawek z lekami
  • narzędzi chirurgicznych
  • narzędzi do naprawy

Tablica cieni pozwala na utrzymanie porządku zgodnie z krokami 5S. Jest to narzędzie wizualne, dzięki któremu nie marnując czasu na szukanie przedmiotów niezbędnych do wykonania zadania, można w bezpieczny sposób zarządzać procesem. Procesy medyczne są specyficzne dlatego tak ważne jest stosowanie rozwiązań inteligentnych i stosunkowo tanich. Tablica cieni jest narzędziem wprost stworzonym do codziennej kontroli składu tacy reanimacyjnej. Wystarczy jeden rzut oka i wiadomo, czy czegoś brakuje czy lista jest kompletna.

3S-SEISO

Sprzątanie – to nie tylko codzienne sprzątanie. Regularne sprzątanie, zgodnie z programem higieny i harmonogramem pozwala na utrzymanie właściwej higieny oraz wzrostu bezpieczeństwa. Sprzątanie jest połączone z kontrolą, która pozwoli zauważyć zepsuty sprzęt, uszkodzony przedmiot, usterkę lub stan niezgodny z oczekiwanym. Kryteria kontroli ustalamy sami, osoba odpowiedzialna za sprzątanie ocenia stan rzeczywisty i dokumentuje wszelkie odchylenia. W każdym szpitalu jest personel sprzątający, salowe, które wykonują czynności mające wpływ na bezpieczeństwo procesów klinicznych, angażując się w ocenę 5S w łatwy i szybki sposób można wyeliminować sytuacje, które stanowią potencjalne ryzyko dla personelu medycznego lub pacjentów, jak np.: cieknący kran w łazience pacjenta, z pozoru nic wielkiego, lecz gdy woda wycieknie na podłogę, a pacjent przewróci się, może być narażony na utratę zdrowia lub życia. Na takie uwagi i wyniki oceny 5S należy szybko reagować. Cały personel powinien zadbać o swoje stanowisko pracy.

4S-SEIKETSU

Standaryzacja – dotyczy poprzednich trzech kroków. Ustalamy zasady, tworzymy standardy i utrzymujemy je. Należy stosować się do określonych obowiązków, harmonogramu i planu higieny . Zarówno wymagania prawne jak i wewnętrzne procedury zmieniają się, dlatego należy ciągle dostosowywać zasady i je doskonalić.

5S-SHITSUKE

Samodyscyplina – ma na celu zapewnienie, że określone przez nas wcześniej zasady będą przestrzegane. Należy stosować systematyczną ocenę według uznanych przez nasz wcześniej kryteriów. Ocena prowadzona w postaci audytu 5S przez osoby odpowiedzialne za sprzątanie, porządek na stanowisku pracy. Najlepiej gdy 5S dotyczy nie tylko 1 poziomu organizacji lecz wszystkich, łatwiej zacząć od 1 poziomu i następnie wprowadzać je w kolejnych poziomach.

Zalety stosowania metody 5S

  • wzrost bezpieczeństwa
  • zmniejszenie drogi pokonywanej przez personel
  • większa świadomość pracowników
  • porządek dokumentacji medycznej
  • optymalne wykorzystanie przestrzeni np. w magazynie leków lub materiałów opatrunkowych i sprzętu. To jest związane z większą płynnością finansową placówki oraz brakiem sytuacji, w których znajdujemy stary, przeterminowany lek lub sprzęt, który jest strata dla szpitala.
  • łatwa i szybka identyfikacja materiału oraz ocena sytuacji
  • większa wydajność i skuteczność realizacji usługi

Audyt 5S

Metodologia 5S jest początkiem na długiej drodze do doskonalenia stosując podejście lean healthcare w placówce medycznej. Nie można zarządzać bezpieczeństwem pacjentów, nie zapewniając poprawnej infrastruktury oraz nie przydzielając odpowiedzialności pracowników za poszczególne stanowiska pracy. Wdrożenie 5S nie jest łatwym zadaniem, jego utrzymanie jeszcze trudniejszym. Nie sposób od razu przekonać współpracowników do postępowania według nowych procedur i wytycznych. Przyswajanie nowych informacji oraz zmiana nawyków jest ciężkim i długotrwałym procesem, lecz podejście do tematu zgodnie z filozofią Kaizen pozwala osiągnąć cele. Jak w takim razie po wdrożeniu metodologii 5S w szpitalu utrzymać ten system?

Metodologia składa się z 5 kroków opisanych powyżej. Jak dokonywać codziennych audytów 5S?

Warto stworzyć formularz na podstawie którego wybrani pracownicy będą dokonywać codziennej oceny porządku na stanowisku pracy. Formularze oceny powinny być dostosowane do poszczególnych komórek organizacyjnych, oddziałów lub departamentów. Inne aspekty będą oceniane przez salowe, a inne przez np. techników czy opiekunów medycznych.

Formularz do przeprowadzenia audytu 5S powinien być podzielony na 5 części (5 kroków):

  • selekcja
  • systematyka
  • sprzątanie
  • standaryzacja
  • samodscyplina

oraz na poszczególne dni tygodnia, w które ocena jest dokonywana.

Każdy z etapów zawiera pytania/ aspekty, które codziennie należy sprawdzać.

Selekcja dotyczy sprawdzenia czy na  stanowisku pracy nie ma niepotrzebnych przedmiotów, maszyn i sprzętu mogących utrudnić pracę.

Systematyka oznacza systematyczne odkładanie sprzętów i innych przedmiotów na określone miejsce. Każda maszyna, wózek inwalidzki, aparat do USG, EKG mają przyporządkowane miejsca- adresy, dzięki którym możliwe jest utrzymane porządku. Przedmioty najczęściej używane znajdują się „od ręką”, najbliżej.

Sprzątanie to codzienne wykonywanie obowiązków utrzymania czystości w poszczególnych salach, łącznie z infrastrukturą, która jest rzadziej używana lub oddalona od głównej sali.

Standaryzacja pozwala na prowadzenie audytu 5S zgodnie z utworzoną wcześniej i zatwierdzoną checklista. To również prowadzenie zapisów z codziennych kontroli.

Samodyscyplina – punkt sugeruje by pracownik sam dbał o swoje stanowisko pracy, proponował zmiany i obserwował swoje otoczenie w celu wdrożenia usprawnień i reagowania na . Gdy pojawi się problem, pracownik medyczny lub niemedyczny zauważy bałagan, znajdzie luzem zostawiony lek powiadamia przełożonego i zabezpiecza miejsce, tak by pacjentowi i pracownikowi nic się nie stało.

Przeczytaj również:

Metoda 5S a ergonomia stanowiska pracy

Chcesz dowiedzieć się więcej, jak wdrożyć 5S w szpitalu. Napisz lub zadzwoń! Skorzystaj z naszej Oferty.

Comments are closed.