Poczta pneumatyczna w szpitalu

On wrzesień 16, 2017, Posted by , With Możliwość komentowania Poczta pneumatyczna w szpitalu została wyłączona

Co zrobić by szpital był bardziej konkurencyjny również dla klientów wewnętrznych? Czy ułatwienie systemu dystrybucji leków, materiału biologicznego, dokumentów może w tym pomóc? Ciekawym na miarę XXI wieku jest poczta pneumatyczna łącząca poszczególne komórki organizacyjne, budynki, które mogą być oddalone od siebie lub jednostki organizacyjne takie jak laboratorium, aptekę szpitalną czy bank komórek macierzystych. Jest to rozwiązanie, które może być zastosowane zarówno przy projektowaniu budynku szpitalnego jak i w już funkcjonującym obiekcie.

W opisywanym przypadku innowacją będzie poczta pneumatyczna jako innowacyjne rozwiązanie techniczne do przesyłania materiałów małych rozmiarów i o małej wadze za pomocą specjalnych rur. Wdrożona innowacja pozwala na zwiększenie konkurencyjności szpitala wśród innych placówek na terenie Polski. Według źródeł, jako pierwszy w Polsce w 2003 roku to Szpital Bielański w Warszawie został wyposażony w system poczty pneumatycznej [bielanski.med 2011].

Wspomnianą pocztę pneumatyczną zastosowano w placówce publicznej , która składa się z sześciu budynków, w których występują m.in.:

  • Oddział Intensywnej Terapii
  • Izba Przyjęć
  • Szpitalny Oddział Ratunkowy (SOR)
  • Oddział Położniczo-Ginekologiczny
  • Oddział Pediatryczny
  • Apteka Szpitalna

Szczupłe zarządzanie

Poczta pneumatyczna jest systemem służącym do przesyłania przedmiotów, wyników badań lekarskich, narzędzi chirurgicznych, leków, dokumentów, materiału biologicznego (próbek krwi i moczu), które spełniają wymogi przesyłu pocztą z punktu A do punktu B za pomocą systemu rurociągów. Ogółem system tworzy sieć punktów stacji nadawczo-odbiorczych poczty wykorzystując technologię RFID ( Radio Frecquency Identification).Jest to technologia zdalnego odczytywania danych identyfikacyjnych. Pozwala to na automatyczne wysyłanie oraz powrót pojemników transportujących do ustalonych punktów. Przedmioty do wysyłki umieszczane są w specjalnych kapsułach, które chronią przedmiot przesyłany przed zniszczeniem i warunkami zewnętrznymi środowiska. Są one pewnego rodzaju tłokiem, który przylega bezpośrednio do rurociągu i jest przesuwany powietrzem, które jest tłoczone do rury. Poczta pneumatyczna działa w obrębie kilku budynków pozwalając na swobodny i bardzo szybki system dostarczania potrzebnych narzędzi i materiałów.

W skład poczty pneumatycznej – działającej jednokierunkowo wchodzą:

  • Centrala sterująca
  • Stacje nadawczo-odbiorcze
  • Urządzenia napędowe
  • Rurociągi i okablowanie
  • Pojemniki przesyłowe

Instalacja systemu poczty pneumatycznej łączy 3 budynki. Instalacja poczty pneumatycznej dla środków medycznych dotyczy połączenia opisanych powyżej punktów nadawczo-odbiorczych. Wykonawca instalacji zaświadczył odpowiednimi wynikami badań laboratoryjnych o niezmienności struktury próbek medycznych w wyniku ich transportu, czyli zastosowanym systemie poczty pneumatycznej.

Centrala sterująca

System jest sterowany przez centralną jednostkę mikroprocesorową ( jest to komputer przemysłowy) typu CSS. Kontroluje ona pracę wszystkich komponentów instalacji. Wyposażona jest ona w mikroprocesory, które współpracują z takimi samymi procesorami w kartach, które sterują zwrotnicą oraz stacjami nadawczo-odbiorczymi. Zawiera jedno wyjście szeregowe tak by była możliwość podłączenia zewnętrznej drukarki igłowej i drukowania w sposób ciągły wszelkich informacji zawierających dane systemu instalacji. Zainstalowane oprogramowanie pozwala na całodobową kontrolę nad pracą całego systemu, a także na realizację dodatkowych funkcji. Jest to możliwość wyłączenia stacji w razie konieczności tak, aby żadna przesyłka z danej stacji nie została wysłana ani też adresowana przesyłka nie została zaakceptowana. Centrala może wskazać miejsce potencjalnej awarii systemu oraz może uruchomić alarm w przypadku blokady przesyłki określając odcinek, na którym pojemnik został zablokowany. Jednostka sterująca przechowuje we wbudowanym module pamięci informacje o wykonanych przesyłkach (jest to 1000 pozycji). Centrala wykonuje proste czynności serwisowe. Jest to samoregulacja części mechanicznych.

Stacje nadawczo-odbiorcze

Stacje te służą do nadawania i odbierania przesyłek, automatycznego wyładunku przesyłanych próbek oraz powrotnego wysyłania pojemników. Do instalacji zostały wykorzystane stacje nadawczo-odbiorcze typu SATURN.

Są to urządzenia w pełni automatyczne. Posiadają elektrycznie zamykane i otwierane przeźroczyste drzwi mające zabezpieczenia przeciążeniowe. Wyposażone są w terminal sterujący, który informuje o stanie pracy konkretnej stacji i całego systemu. Stacje umożliwiają nadzorowany i kontrolowany dostęp użytkownika na podstawie odczytu danych z jego karty identyfikacyjnej. Takie rozwiązanie zabezpiecza przesyłkę przed dostępem nieupoważnionych do niej osób. Pojemnik jest magazynowany w stacji dopóki adresat nie potwierdzi swoich praw dostępu oraz po to, by można było zarejestrować rzeczywisty czas       i miejsce dostarczenia przesyłki. W razie braku możliwości odbioru system automatycznie przesyła pojemnik do adresata.

Urządzenia napędowe

Głównym urządzeniem napędowym jest dmuchawa typu promieniowego SC-30 o mocy 1600 W. Pozwala to na bezproblemowy transport pojemników od stacji nadawczych do stacji odbiorczych. Jest ona zaopatrzona w tłumiki akustyczne ( skutecznie tłumi do 25 dB), a także amortyzatory antywibracyjne. Amortyzatory mają na celu tłumienie hałasu i drgań spowodowanych pracą dmuchawy.

Rurociągi i okablowanie

Rurociągi pozwalają na przesyłanie pojemników przesyłowych. Rurociągi i łuki mają określoną średnicę. Całość rurociągów wykonana jest z PVC w technologii, która gwarantuje gładkość oraz odporność na ścieranie wewnętrznych ich powierzchni. Połączenia wszelkich rozgałęzień rur są wykonywane za pomocą muf oraz klejone.

Zwrotnica

Rozgałęzienia rurociągów realizowane są za pomocą zwrotnic liniowych. Gdy pojemnik z próbką jest wysyłany z budynku szpitala A do budynku B do przesyłka musi zostać przekierowana w zwrotnicy na odpowiedni „adres”.

Okablowanie

Wykorzystywany jest specjalny kabel systemowy, który jest zamontowany na rurociągu od zewnątrz umożliwiając łatwe odszukanie w razie awarii systemu. Cała konstrukcja zabezpiecza system poczty pneumatycznej przed impulsami zewnętrznymi.

Pojemniki

Pojemniki transportowe są obustronnie, uchylnie otwierane by ułatwić operacje rozładowania. Wykonane są z wysokoudarowego tworzywa sztucznego. Składają się z przeźroczystego kadłuba, dzięki czemu można łatwo określić czy są puste czy też zawierają przesyłkę. Na każdym z końców wyposażone są w programowalne układy scalone tzw. chipy. Pojemniki mogą przesyłać materiał o wadze do 2,5 kg. Prędkość przesyłu wynosi od 7 do 15 m/s i jest dostosowana do transportu przesyłek medycznych. Ze względu na przesył próbek krwi i materiału biologicznego, prędkość nie może być zbyt duża ze względu na możliwość zniszczenia cennej próbki materiału. Posiadają prosty system samoczynnego domykania ruchomych elementów, który wyklucza samoistne otwarcie się pojemnika w rurociągu. Dodatkowo wewnątrz pojemników znajdują się specjalne wkładki, które służą do zabezpieczenia przesyłek z woreczkami transferowymi. Woreczki te mają na celu ochronę przesyłanego materiału przed przesuwaniem się podczas transportu. Są dostosowane do mycia i wielokrotnej dezynfekcji. Każdy pojemnik jest opisany nazwą komórki organizacyjnej, do którego przynależy.

Wszystkie urządzenia składające się na system poczty pneumatycznej posiadają certyfikat EMC. Jest to certyfikat kompatybilności elektromagnetycznej, który świadczy o ich odporności na działanie zewnętrznych pól elektrycznych powstałych na skutek pracy innych systemów łączy radiowych, przywoławczych, komórkowych, sieci energetycznych i komputerowych a przede wszystkim sprzętu medycznego, np. tomografów komputerowych. Urządzenia te nie są źródłem żadnych zakłóceń [air-mix 2008].

Usprawnienie procesu

Każdy system poczty pneumatycznej dostosowany jest do konkretnych oczekiwań klienta. Rozległość systemu przesyłowego zależna jest od zasięgu działania poczty ( czy jest to  w obrębie jednego budynku, dwóch czy w obrębie kompleksu budynków), rodzaju przesyłanych przedmiotów (ich wagi, rozmiarów), sposobu komunikacji (rozróżnia się komunikację jedno- i dwukierunkową). Można ją zainstalować w budynkach na wielu kondygnacjach, mogą to być także połączenia między oddalonymi budynkami.

Poczta usprawnia wiele procesów operacyjnych, które mogą być zrealizowane mniejszym kosztem pracy pielęgniarek i lekarzy, mniejszymi zasobami finansowymi a przede wszystkim mniejszymi zasobami czasowymi. Pracownicy szpitala są już przyzwyczajeni do pracy z pocztą pneumatyczną, i oceniają ją jako bardzo przydatne narzędzie.

By w pełni zrealizować usługę medyczną, np.: pobranie próbki krwi od pacjenta do badań należy skontaktować się z Laboratorium. Pobraną próbkę krwi od pacjenta, który znajduje się na Oddziale Pediatrycznym, w budynku głównym szpitala na trzecim piętrze pielęgniarka musi zanieść do Laboratorium, które znajduje się w budynku Przychodni na czwartym piętrze. Pielęgniarka musi pokonać bardzo długą drogę do Laboratorium. Czas przebycia jej drogi wyniesie kilkanaście minut, jeżeli próbka krwi zostanie wysłana systemem poczty zajmie jej to parę sekund. Zaoszczędzony czas pielęgniarka może spędzić przy pacjencie-czyli tam gdzie być powinna w godzinach swojej pracy.

Przykłady zastosowania:

  • Pocztą możemy także wysyłać dokumenty, mogą to być wyniki badań laboratoryjnych, pisma zgody pacjenta na przetwarzanie jego danych osobowych bądź ważne komunikaty.
  • Podczas przyjęć pacjenta w oddział, znajdujący się na 4 piętrze pielęgniarka może wysłać dokumentację kanałem poczty pneumatycznej, zamiast schodzić na parter.
  • Podczas skomplikowanych zabiegów chirurgicznych lekarz może potrzebować dodatkowych narzędzi, które znajdują się na innym oddziale. W takim momencie ważne są minuty, zaś długi czas oczekiwania na przesyłkę działa na niekorzyść pacjenta.
  • Poczta usprawnia przebieg operacji. Gdy w razie nagłego zdarzenia zabraknie na sali chorych leku, który w danym momencie uratuje życie pacjenta, pielęgniarka informując Aptekę może bardzo szybko otrzymać pożądany lek, a pacjent nie jest narażony   na dodatkowe powikłania zdrowotne.

Dzięki innowacji, jaką jest poczta pneumatyczna szpital ma większą szansę na uczestnictwo w różnych programach afirmujących nowoczesne szpitale, które mogą zareklamować jednostkę medyczną, podnieść jej konkurencyjność i zachęcić potencjalnych pacjentów do korzystania z szybkiej i fachowej obsługi i świadczeń zdrowotnych.

Poczta jest udogodnieniem dla pracowników. Pielęgniarki i lekarze mają ciężką i absorbującą pracę. Każdego dnia zmagają się z trudnymi sytuacjami, zachowaniami pacjentów, którzy mają problemy z emocjami. Pracownik wykorzystuje w pełni swoje zasoby czasowe i siły starając się zrobić wszystko by pacjent czuł się najlepiej, wyzdrowiał i był usatysfakcjonowany z przebiegu leczenia i warunków w jakich spędzał czas w szpitalu. Dzięki temu personel zwiększa poziom jakości świadczonych usług medycznych.

System poczty pneumatycznej pozwala na pracę w lepszych warunkach, pracownik jest usatysfakcjonowany i ma siłę na wykonywanie swoich obowiązków. Nie jest narażony na czynniki zewnętrzne, które mogą zagrażać jego zdrowiu bądź życiu wykorzystując czas pracy na przemieszczanie się pomiędzy poszczególnymi oddziałami bądź budynkami w celu przesłania dokumentu lub materiałów biologicznych.

Parametry procesów

Przede wszystkim poczta pneumatyczna służy do przesyłania wszelkich próbek krwi, próbek moczu, wymazów od pacjentów do Laboratorium, które znajduje się w oddzielnym budynku Przychodni na trzecim piętrze.

Każdego dnia pielęgniarki wysyłają pocztą przesyłkę. Równie często co materiał biologiczny przesyłane są dokumenty w formie papierowej, wyniki badań, orzeczenia lekarskie, recepty. Rzadziej przesyłany jest sprzęt chirurgiczny, nici chirurgiczne lub inne przedmioty, narzędzia, które mogą się zmieścić w pojemniku transportowym. Poczta działa 24 godziny na dobę. Szacując, że średnio na oddziale przebywa 90% pacjentów i każdy musi mieć pobraną krew do badań, liczba próbek krwi przesyłanych do laboratorium jest duża. Jest to ilość, której   personel medyczny nie byłby w stanie dostarczyć (wszystkich próbek) w tak krótkim czasie jak poczta.

Na podstawie przeprowadzonych badań można stwierdzić, że poczta pneumatyczna służy w szpitalu przede wszystkim do przesyłania próbek z materiałem biologicznym. Poczta zastępuję pracę personelu pielęgniarskiego, dzięki czemu pacjent ma możliwość intensywniejszego kontaktu z pielęgniarką lub pielęgniarzem. Często wysyłane są także dokumenty, są to skierowania na badania do laboratorium oraz wyniki badań.

Ocena efektywności wprowadzonej innowacji

Przebycie drogi wiązało się ze znacznym wysiłkiem fizycznym, który zależnie od wieku personelu pielęgniarskiego jest większy lub mniejszy, dlatego czasy są różne. Istnieją inne czynniki mające wpływ na czas przebycia drogi, które wydłużają ten czas. Tymi czynnikami są:

  • Rozmowa pracowników
  • Rozmowa pielęgniarki/pielęgniarza z przypadkowo spotkanym pacjentem, który chce się dowiedzieć pewnych informacji
  • Awaria windy
  • Wypadek po drodze ( spadek ze schodów, poślizgnięcie się)
  • Pomoc przy nagłym wypadku

Uwzględniając powyższe czynniki, przeprowadzono badanie, które miało na celu pomiar czasu, w jakim została przebyta droga w celu dostarczenia przesyłki. Pod uwagę wzięto kilkadziesiąt punktów nadawczo-odbiorczych, zaś pomiar przebytej drogi powtarzano.

Poczta pneumatyczna jest systemem mechanicznym i w związku z tym występuje możliwość awarii i czasowych przestojów. Niekiedy dochodzi do sytuacji, w których niemożliwe jest korzystanie z poczty. Sytuacjami takimi są:

  • gdy pracownik załaduje do pojemnika przesyłowego cięższy materiał niż jest to wskazane w specyfikacji technicznej
  • gdy pracownik spróbuje wysłać więcej niż jeden pojemnik na raz
  • gdy pojemnik przesyłowy nie będzie odpowiednio zamknięty lub będzie brakować jednej z trzech części pojemnika
  • brak energii elektrycznej w szpitalu
  • gdy zatrzymanie pracy nastąpi na skutek awarii systemu centrali sterującej
  • gdy urządzenie napędowe przegrzeje się z powodu nadmiernej pracy
  • gdy system rurociągów zostanie w jednym miejscu naruszony-uszkodzony.

Dzięki zaangażowaniu dodatkowych środków finansowych szpitala na zakup systemu, jednostka medyczna zaoszczędziła duże zasoby materialne, finansowe i czasowe, poprawiając przy tym własny wizerunek wśród bezpośrednich odbiorców usług czyli pacjentów.

Efekty

Wynikiem wdrożenia poczty pneumatycznej, było trzykrotne skrócenie czasu potrzebnego na dostarczenie materiałów do wybranej komórki organizacyjnej.

Poczta pneumatyczna poprawiła efektywność prowadzonych procesów w szpitalu.

Zmniejszył się czas transportu próbek pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Transport materiału jest sprawniejszy i nie angażuje czasu pracy zespołu pielęgniarskiego. Szpital nie ma już strat z tytułu pobitych próbek laboratoryjnych, zniszczonego sprzętu medycznego. Pracownicy wypełniają swoje obowiązki, nie pomijając żadnego.  Zmniejszyła się liczba incydentów medycznych po wprowadzeniu poczty. Zwiększył się poziom satysfakcji pacjentów z pobytu w szpitalu. Poczta prowadzi do ujednolicenia metody transportu materiałów, a to czyni jakość jednolitą, utrzymującą się na pewnym poziomie, który jest zgodny z oczekiwaniami usługobiorców. W tym przypadku usługobiorcą jest zarówno pacjent jak i pracownik. Pracownik jest klientem wewnętrznym. Na podstawie opracowanych ankiet i wykresów, wyniki oceny satysfakcji pracowników z korzystania z poczty pneumatycznej w większości    są pozytywne. Poczta usprawniła ich pracę, są oni usatysfakcjonowani, jest to 68% pracowników. System poczty jest usprawnieniem w procesie leczenia pacjenta. Zastosowany lean management pozwala na redukcję czasu przesyłu próbek od klienta, szybszą interwencję lekarza, po odebraniu wyników materiałów pobranych do badania. Innowacja pozwala także na zminimalizowanie oczekiwania pacjenta na wyniki badań laboratoryjnych. Efektywność transportu materiału została poprawiona, a liczba incydentów i drobnych wypadków w pracy zmniejszyła się. Dodatkowym atutem poczty jest w razie awarii szybkie odnalezienie punktu, na którym ona nastąpiła, zaś podczas procesu transportu metodą tradycyjną, trudno określić, kto zawinił, popełnił błąd i na jakim etapie procesu to nastąpiło, przez co materiał został dostarczony na inny Oddział, bądź dostarczono, co innego niż oczekiwano. Każdy przyswoił w większości niezbędną wiedzę potrzebną do obsługi poczty i większość pracowników jest zadowolona i przyzwyczajona do tej innowacji [Graban 2011].

  1. Bielański.med 2011, Szpitalny oddział ratunkowy, http://www.bielanski.med.pl/historia-szpitalny-oddzial-ratunkowy.html [dostęp: 27.11.2011]
  2. Air-mix 2008, Specyfikacja techniczna
  3. Graban M., 2011, Lean hospitals doskonalenie szpitali.Poprawa jakości, bezpieczeństwo pacjentów i satysfakcja personelu, wyd.1, Wyd.ProdPublishing, Wrocław
Comments are closed.