Optymalizacja procesów – lean hospitals

Doradzamy w usprawnianiu procesów poprzez proste narzędzia lean management oraz te wywodzące się z filozofii KAIZEN – ciągłego doskonalenia. Optymalizacja procesów prowadzi do zmniejszenia kosztów, skrócenia czasu realizacji procesów, zwiększenia bezpieczeństwa uczestników procesu. Warto zaangażować personel w usprawnianie procesów i tworzenie spójnej wizji zarządzania. Każdy pracownik może przyczynić się do sukcesu firmy, jednocześnie czując się docenionym przez kierownictwo. W każdej firmie zarówno produkcyjnej jak i usługowej praca opiera się na procesach, każdy dział firmy, komórka organizacyjna wykonuje wiele czynności składających się na procesy. Proces to zespół czynności logicznie ze sobą powiązanych, którego elementy wejścia (surowce, materiały, zasoby ludzkie) przekształcane są w elementy wyjściowe (produkt gotowy, usługa). Można wyróżnić procesy główne, pomocnicze, operacyjne, wewnętrzne i zewnętrzne (outsorcing).

Czym jest proces?

Proces to ukierunkowany łańcuch zdarzeń następujących po sobie w czasie i stanowiących fazy, etapy [Petrozolin-Skowrońska 1998]. Proces to przebieg zmian, które są powiązane ze sobą, następują w odpowiedniej kolejności [Sobol 1999], to również przebieg zjawisk, które regularnie po sobie następują [Sobol 2002]. Procesy główne to takie, które przynoszą największy dochód dla przedsiębiorstwa, bez których organizacja nie mogłaby istnieć, procesy pomocnicze mają na celu wspomaganie procesów głównych. Procesy główne i pomocnicze wzajemnie się przeplatają, ich rozróżnienie (identyfikacja) ułatwia zrozumienie tworzenia strumienia wartości i pozwala na doskonalenie procesów głównych (optymalizację). Optymalizacja to doskonalenie, poprawa funkcjonowania firmy poprzez stosowanie skutecznych i znanych oraz potwierdzonych metod ciągłej poprawy jakości. Jest to wyznaczenie optymalnego rozwiązania spośród dostępnych rozwiązań uwzględniając przyjęte kryterium np. jakościowe, kosztowe, czasowe.

Celem optymalizacji jest usprawnienie procesu produkcyjnego bądź usługowego wykorzystując zespół działań zarządczych, które mają wpływ na wyniki finansowe całej organizacji. Według Słownika wyrazów obcych [Sobol 1999] optymalizacja to uzyskanie najlepszych wyników w określonej dziedzinie, również jest to poszukiwanie najlepszego rozwiązania (wg. kosztów) na podstawie metod matematycznych, zaś według Słownika Języka Polskiego [Sobol 2002] optymalny oznacza najkorzystniejszy, najbardziej sprzyjającyKaizen to działania opierające się na małych zmianach, które nie wprowadzają rewolucji i przewrotu w firmie, lecz drobne usprawnienia, które w wymiarze rocznym pokazują jak potężne jest to narzędzie. Pokazujemy jak rozmawiać, wspierać pomysły pracowników, motywować i budować zdrową kulturę organizacji lean. Optymalizacja procesów przynosi długofalowe korzyści, pod warunkiem, że wszyscy włączając w to personel lekarski, pielęgniarski, osoby zarządzające zaangażują się w utrzymywanie wdrożonych narzędzi i metod.

Optymalizacja procesów – sposób zarządzania

Kaizen jest sposobem zarządzania pomysłami pracowników, pozwala na zbieranie wszelkich uwag i propozycji nowych rozwiązań dla istniejących problemów lub zauważonych odchyleń. Pomysły są zbierane od wszystkich pracowników, jest to dobrowolna inicjatywa. Pomysły, nowe rozwiązania mogą dotyczyć procesów klinicznych, zarządczych, które mogą przynieść realne korzyści.

Optymalizacja przestrzeni w gemba, czyli w miejscu wykonywania procesów. Proponujemy Państwu analizę stanowisk pracy w oparciu o obserwacje bezpośrednie, pomiary i mapowanie strumienia wartości, na podstawie których będzie możliwa reorganizacja stanowisk pracy w celu zmniejszenia kosztów pracy i uwolnienia dodatkowej przestrzeni roboczej.

Projekty optymalizacyjne wykorzystują m.in. takie narzędzia jak:

  • Kanban
  • Kaizen
  • Poka Yoke
  • 5S
  • SMED
  • VSM
  • TOC
  • One piece flow
  • Jidoka
  • Andon
  • Wizualizacja
  • Empowerment
  • Hoshin kanri
  • Genbutsu gemba
  • PDCA
  • Chaku chaku

Efekty (w zależności od stanowisk pracy)

  • skrócenie pokonywanego dystansu przez pracowników o ok.20%, co przekłada się na wzrost wydajności pracy
  • zwiększenie przestrzeni roboczej o ok. 30%, dzięki czemu można zainwestować w maszyny lub zwiększyć wolumen produkcji
  • poprawa ergonomii stanowisk pracy
  • zwiększenie satysfakcji pracownikówUsprawnienie ma doprowadzić do zmniejszenia kosztów procesu (kosztów materiałowych, nakładów surowców, energii, czasu pracy), zaś oszczędności są generowane przez zwiększenie wydajności i efektywności pracy, wykorzystując niskie nakłady inwestycyjne. Optymalizacji dokonujemy poprzez:
  • opisanie wszystkich procesów w sposób dokładny i jednolity,
  • opisanie zależności pomiędzy tymi procesami
  •  przedstawienie procesów w ujęciu graficznym dla lepszej ich przejrzystości i zrozumiałości dla wszystkich,
  •  identyfikację wad i defektów
  • symulację procesów wg wersji poprawionej (zoptymalizowanej) celem ćwiczeń dla uzyskania dobrego efektu końcowego,
  • wdrożenie najnowocześniejszych narzędzi doskonalących procesy
  • doskonalenie procesów głównychEfekty skutecznej optymalizacji to:
  • wzrost produktywności
  • zbalansowanie linii
  • poprawa wydajności
  • mniejsze koszty pracy
  • optymalizacja zatrudnienia
  • wysoka płynność procesu

Czas analizy zależny jest od wielkości/ilości pomieszczeń i złożoności procesu.

W każdej firmie zarówno produkcyjnej jak i usługowej praca opiera się na procesach, każdy dział firmy, komórka organizacyjna wykonuje wiele czynności składających się na procesy. Proces to zespół czynności logicznie ze sobą powiązanych, którego elementy wejścia (surowce, materiały, zasoby ludzkie) przekształcane są w elementy wyjściowe (produkt gotowy, usługa). Można wyróżnić procesy główne, pomocnicze, operacyjne, wewnętrzne i zewnętrzne (outsorcing). Proces to „ukierunkowany łańcuch zdarzeń następujących po sobie w czasie i stanowiących fazy, etapy” [Petrozolin-Skowrońska 1998]. Proces to przebieg zmian, które są powiązane ze sobą, następują w odpowiedniej kolejności [Sobol 1999], to również przebieg zjawisk, które regularnie po sobie następują [Sobol 2002]. Procesy główne to takie, które przynoszą największy dochód dla przedsiębiorstwa, bez których organizacja nie mogłaby istnieć, procesy pomocnicze mają na celu wspomaganie procesów głównych. Procesy główne i pomocnicze wzajemnie się przeplatają, ich rozróżnienie (identyfikacja) ułatwia zrozumienie tworzenia strumienia wartości i pozwala na doskonalenie procesów głównych (optymalizację).

Doskonalenie i poprawa funkcjonowania firmy

Optymalizacja to doskonalenie, poprawa funkcjonowania firmy poprzez stosowanie skutecznych i znanych oraz potwierdzonych metod ciągłej poprawy jakości. Jest to wyznaczenie optymalnego rozwiązania spośród dostępnych rozwiązań uwzględniając przyjęte kryterium np. jakościowe, kosztowe, czasowe. Celem optymalizacji jest usprawnienie procesu produkcyjnego bądź usługowego wykorzystując zespół działań zarządczych, które mają wpływ na wyniki finansowe całej organizacji. Według Słownika wyrazów obcych [Sobol 1999] optymalizacja to uzyskanie najlepszych wyników w określonej dziedzinie, również jest to poszukiwanie najlepszego rozwiązania (wg. kosztów) na podstawie metod matematycznych, zaś według Słownika Języka Polskiego [Sobol 2002] optymalny oznacza najkorzystniejszy, najbardziej sprzyjający.

Usprawnienie ma doprowadzić do zmniejszenia kosztów procesu (kosztów materiałowych, nakładów surowców, energii, czasu pracy), zaś oszczędności są generowane przez zwiększenie wydajności i efektywności pracy, wykorzystując niskie nakłady inwestycyjne.

Etapy optymalizacji procesu

  1. opisanie wszystkich procesów w sposób dokładny i jednolity,
  2. opisanie zależności pomiędzy tymi procesami,
  3. przedstawienie procesów w ujęciu graficznym dla lepszej ich przejrzystości i zrozumiałości dla wszystkich,
  4. identyfikacja wad i defektów
  5. symulacja procesów wg wersji poprawionej (zoptymalizowanej) celem ćwiczeń dla uzyskania dobrego efektu końcowego,
  6. wdrożenie najnowocześniejszych narzędzi doskonalących procesy
  7. doskonalenie procesów głównych

Optymalizacja procesów wykorzystuje metodologię lean management. Odnosząc się do procesów medycznych w optymalizacji wykorzystywana jest metodologia lean hospitals. Lean management w tłumaczeniu angielskim to szczupłe zarządzanie stosowane w celu restrukturyzacji przedsiębiorstwa. Ma ono na celu wyprodukowanie dobra przy jak najmniejszych kosztach, wykorzystując minimalną ilość zasobów. „Lean management- to koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem, której istotą jest uzyskanie wysokiej produktywności i jakości produktów przy jednoczesnym „wysmukleniu” przedsiębiorstwa polegającym na maksymalnym usprawnieniu organizacji wszelkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Niniejszy model zakłada z jednej strony wprowadzenie racjonalizatorskich zmian w zakresie działalności oraz sposobu zarządzania zasobami, z drugiej zaś kładzie nacisk na budowanie obustronnie korzystnych kontaktów z klientami i dostawcami oraz kształtowanie postaw pracowników ukierunkowanych na pracę zespołową, zaangażowanie i stałe doskonalenie umiejętności. Lean management zmierza do maksymalnego spełnienia wymagań klientów przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego morale wśród załogi poprzez zmianę sposobu myślenia pracowników i kadry zarządczej ”Lean-management to całościowy system zarządzania przedsiębiorstwem, człowiek jest centrum systemu, a pozostałe elementy to zasady pracy, organizacja, strategie i metody służące rozwiązywaniu zadań przedsiębiorstwa [Lean management 2013].

Czym jest szczupłe zarządzanie?

Szczupłe zarządzanie polega na ograniczaniu zasobów firmy niezbędnych do realizacji planów produkcji, usług [Lean-management 2013]. Twórcą pojęcia lean jest John Krafcik, który po raz pierwszy użył tej nazwy w pracy pt.: „Triumph of the lean production system”. Pojęcie zostało rozpowszechnione przez autorów jednej z pierwszych książek o szczupłym zarządzaniu, Jamesa Womacka, Daniela Jonesa, Daniela Ross, jest to trójka naukowców z MIT (Massachusetts Institute of Technology), która przedstawiła w książce pt. Maszyna, która zmieniła świat wyniki analiz japońskich, amerykańskich i europejskich przedsiębiorstw produkcyjnych. Za wzór uznali japońską firmę Toyota, która wykorzystywała Toyota Production System. System produkcji Toyoty został jako pierwszy w historii nazwany „odchudzonym”, „uszczuplonym” systemem, zaś za twórców lean manufacturing uważa się Taichii Ohno, Sakichi Toyoda, Kichiro Toyoda. Szczupła produkcja odnosi się do sektora produkcyjnego, zaś lean management-szczupłe zarządzanie odnosi się do sektora usługowego.

Filozofia szczupłego zarządzania-filozofia lean poszukuje marnotrawstwa (z jap. muda), które odpowiada za niską efektywność, wykorzystując dostępne metody i narzędzia poprawy. Ważne by skutecznie poszukiwać nie tylko samego marnotrawstwa, lecz przede wszystkich jego źródeł i je niwelować. Pojęcie szczupłego systemu wywodzi się z branży motoryzacyjnej, gdzie po raz pierwszy wykorzystano te metody, by usprawnić proces produkcji samochodów. Obserwując producentów samochodów, inne firmy zaczęły brać z nich przykład, a wkrótce po tym również inne branże.

Muda jako wskaźnik organizacji procesów

Wyróżnia się 8 typów mudy, określonych przez System Produkcji Toyoty:

  • nadprodukcja

    produkowanie za dużo, gdy podaż przewyższa popyt. Nadprodukcja jest ryzykowna ponieważ towar może nie spełniać zmiennych oczekiwań klienta, łatwiej zastosować system pull-ssący niż system push-pchający. System ssący polega na produkowaniu towarów wtedy, gdy jest na nie zapotrzebowanie, najlepiej go wykorzystać w systemach produkcji, które nie mają przepływu, zaś system pchający powoduje, że wyprodukowane dobra, bez pewności, że zostaną sprzedane zalegają na magazynie.

  • zapasy

    gromadzenie zapasów powoduje, że firma posiada „zamrożony” kapitał, nie mogąc wykorzystać środków finansowych na inne cele np. zakup nowej maszyny produkcyjnej. Niektóre wyroby mogą stracić ważność eksploatacji.

  • zbędny ruch

    występuje wtedy gdy stanowiska pracy są źle zorganizowane, ustawione, pracownik więcej czasu pracy przeznacza na chodzenie.

  • zbędny transport

    to przemieszczanie wyrobów, produktów, surowców częściej niż jest to konieczne. Spowodowane jest to złym rozmieszczeniem stanowisk pracy a także hal fabryki -hali magazynowej, hali produkcyjnej.

  • czas oczekiwania

    to czas, w którym pracownik jednego stanowiska czeka na produkt z drugiego stanowiska. Występuje gdy procesy, czynności nie są ciągłe, gdy istnieją przestoje, a stanowiska pracy są od siebie oddalone

  • występowanie wad

    związane jest z wadami produktu, błędami w dokumentacji, złą interpretacją instrukcji i procedur, niewiedzą i brakiem doświadczenia pracownika.

  • nadmierna obróbka

    wykonywanie zbędnych czynności, które nie przynoszą wartości dodanej.

  • stracona kreatywność

    zmarnowany potencjał ludzki, uważany jest za ósmy rodzaj marnotrawstwa, który nie zawsze jest uwzględniany. Są to straty wynikające z nieangażowania pracowników, ignorowania ich pomysłów czy z braku troski o ich rozwój, skutkiem czego pracownicy stają się wypaleni zawodowo i nie mają pomysłów na usprawnienia [Graban 2011].

By wyeliminować źródła mudy i skutecznie analizować pracę warto optymalizować proces, wykorzystać metody je usprawniające. Są to KAIZEN, empowerment, 5S, JIT-just in time, JIS-just in sequence, VSM-mapowanie strumienia wartości, SMED-jednominutowe przezbrojenie maszyn, TPM-optymalne utrzymanie ruchu, TOC-teoria ograniczeń, One piece flow, Jidoka, Andon, Wizualizacja,Hoshin Kanri, Genchi genbutsu, PDCA, Chaku chaku. Metody te są wykorzystywane w wielu przedsiębiorstwach w zależności od ich branży, wielkości, nastawienia kierownictwa, panującej filozofii zarządzania oraz od motywacji pracowników.


Źródła

  1. Petrozolin-Skowrońska B.(red. naczelny), 1998, proces, Nowa Encyklopedia Powszechna PWN, tom 5, Wydawnictwo Naukowe PWN SA, Warszawa
  2. Sobol E. (red.), 1999, proces, Słownik Wyrazów Obcych, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  3. Sobol E. (red.), 2002, proces, Nowy Słownik Języka Polskiego, 2002, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  4. Sobol E. (red.), 1999, optymalizacja, Słownik Wyrazów Obcych, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  5. Sobol E. (red.), 2002, optymalizacja, Nowy Słownik Języka Polskiego, 2002, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  6. Lean management, 2013, http://ae.wroc.2.zi.w.interia.pl/lean%20management.ppt,
  7. Graban M., 2011, Lean hospitals doskonalenie szpitali, poprawa jakości, bezpieczeństwo pacjentów i satysfakcja personelu,  ProdPublishing,  Wrocław